Durée de conservation des documents administratifs

Gérer une entreprise requiert de votre part un certain formalisme dans la tenue de votre comptabilité, de votre administratif et d'autres documents officiels. Qu'ils soient disponible sous format imprimé ou en ligne, ces documents vous obligent à une durée de conservation minimale. Cette dernière varie selon le type de document.

Vous en retrouverez ici les principaux, par durée de conservation :

1 an

comptabilisation des horaires des salariés

2 ans

Garantie pour biens ou services au consommateur particulier

police d'assurance (après résiliation du contrat)

3 ans

déclaration en douane

pour votre société, feuille de présence et pouvoirs des CA

pour votre société, rapport du gérant ou CA

pour votre société, rapport des commissaires aux comptes

pour vos salariés : charges sociales et taxes sur les salaires, pour vos salariés : comptabilisation des jours de travail des salariés au forfait

5 ans

correspondance commerciale

contrats / conventions commerciaux

documents bancaires 

dossier avocat (après la fin du mandat)

pour votre société, statuts et ses modifications (après radiation)

pour votre société, actes liés au fonctionnement

pour votre société, registre des PV d'AG et de CA

pour vos salariés : bulletins de paie

pour vos salariés : registre unique du personnel (après le départ du salarié)

pour vos salariés : contrats de travail, salaires, primes, indemnités, solde de tout compte, régimes de retraite

pour vos salariés : documents de l'inspection du travail et du comité social et économique

pour vos salariés : déclaration d'AT auprès de la CPAM

6 ans

toutes déclarations, tous documents et pièces susceptibles d'être demandés par l'administration fiscale pour contrôle. Le délai court à partir de la dernière modification sur ce document.

Notamment les documents relatifs aux impôts suivants :

impôt sur le revenu (IR)

impôt sur les sociétés (IS)

BNC ou BIC au réel

impôts locaux (taxes foncières etc)

CFE et CVAE

TVA et autres taxes sur le chiffre d'affaire

10 ans

(à partir de la clôture de l'exercice)

Contrat conclu par voie électronique avec un particulier

Livre et registre comptable

tous justificatifs comptables et notamment 

bons de commande,

bons de livraison,

factures clients,

factures fournisseurs

tous documents fiscaux précités si fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite...

compte annuels : bilan, compte de résultat, annexes...

30 ans

contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

50 ans

bulletins de paie numérique des salariés (ou jusqu'à 6 ans révolus après l'âge de départ en retraite)